Hogyan készüljük vállalkozóként a következő időszakra?

Hogyan készüljük vállalkozóként a következő időszakra?

Hogyan készüljük vállalkozóként a következő időszakra?

Hogyan készüljük vállalkozóként a következő időszakra? 2020/09/01
Hogyan készüljük vállalkozóként a következő időszakra? 21:12

Ezekben a napokban sincsenek könnyű helyzetben a vállalkozók és vállalatvezetők, hiszen, annak ellenére, hogy a járványhelyzet korlátozó intézkedéseinek egy része felfüggesztésre került, nem pontosan lájuk előre hol is lehet a gödör alja. Azt látjuk, hogy a lehetőségek között van egy gyors gazdasági visszatérés, de akár egy komolyabb második hullámos járványterjedés is. Az Egyesült Államokban a munkanélküliség rendkívül gyorsan, az 1929-es válság óta nem látott mértékre ért, ami viszont aggasztó az egész világgazdaság tekintetében.

Hogyan is érdemes kezelni a jövőbeni bizonytalanságokat? Kockázat kezeléssel, első sorban pedig a pénzügyi kockázatok kezelésével, felmérésével. Rengeteg vállalkozás az elmúlt két hónapban tartalékai felélésére kényszerült, ezért elsősorban a pénzügyi lehetőségeinkkel azok tendenciájával érdemes tisztában lennünk.    

Egy lehetséges módszert mutatnék, be hogyan lehet az operatív működésünk rentabilitását nyomon követni – mielőtt egy esetleges negatív tendenciát csak akkor vennénk észre, amikor elfogy cégünk készpénzállománya

Hogyan lehet egy kis- vagy középvállalkozás pénzügyi kockázatait kezelni? Első lépésben tisztában kell lennünk a vállalkozás költségszerkezetével, kiemelten a vállalkozásunk fedezeti pontjával (amely árbevétel mellett a vállalkozás se nem termel profitot, se nem termel veszteséget).

Második lépesben pedig érdemes pénzügyi tervet készítenünk legalább az év hátralévő részére, havi bontásban. A képen egy kereskedelmi vállalkozás tervtábláját láthatjuk, de az nagyobb átalakítás nélkül igazítható ez egy termelő vagy szolgáltató vállalkozásra is.

A jelentősebb költségekkel, a szezonalítással minden vállalat vezetője tisztában, van, mégis érdemes egy főkönyvi kivonatot kérnünk a könyvelőtől, hogy a kisebb költségek mindegyikét teljesen pontosan láthassuk az elmúlt időszakokban, és ez alapján tudjunk terv adatokat készíteni. A főkönyvi kivonat egyes számlaszámai (megnevezésükkel) önmagukban és beszédesek lehetnek, de nyugodtan kérjük el a könyvelőtől a főkönyvi kartonokat is (a főkönyvi karton tartalmaz minden egyes könyvelési tételt, így számla szám, összegek, számlakibocsátó, dátum, stb).  

Az egyes főkönyvi számlákról állapítsuk meg, hogy melyik nagyobb költségnemhez tartozik (bér, épület, áruszállítás, stb.), valamint azt, hogy fix (jellemzően bérleti díjak, bérek és járulékaik, kapacitások fenntartásának költségei) vagy változó (az árbevétel növekedésével növekvő költségnem) költséggel van dolgunk. Cégünk jellegének megfelelően módosítsuk a táblázatot. Célszerű a könyvelőt megkérni, hogy az egyes főkönyvi számlaszámokat, ha azokon eddig keveredett a fix vagy változó, vagy az egyes költségnemek, bontsa meg (alá) a főkönyvi számlaszámot, hogy a majdani tény adatokat akár a főkönyvi kivonatból fel tudjuk később tölteni.

A táblázat tervének és majdan a tényadatok felvitelekor vegyük tekintetbe: 

  • A fix és a változó költségek elkülönülésével,
  • Meghatározható a fedezeti pont (havi szinten, akkor is, ha elmozdul, mert vezetői döntéseink befolyásolták),
  • Cash-flow szemlélettel készüljön, - például az operatív lízing törlesztőrészlete nem költség (mégis készpénzt visz el), csak annak kamata, vagy az amortizáció költség, de nem csökkenti a készpénz állományt,
  • Összevethető legyen a főkönyvi kivonattal – így rengeteg számolást spórolhatunk meg és ellenőrizhetjük, nem vétettünk-e esetlegesen hibát.

A tervezéssel az alábbi előnyöket érhetjük el:

  • A vezetői döntések pénzügyi hatása, annak a való életben történő realizálódása gyorsan mérhető,
  • Trendek olvashatóak ki,
  • Támogatja a tényeken alapuló döntéshozatalt,
  • Gyors jelzést ad a szükséges beavatkozásokra,
  • A finanszírozási igény havonta előre tervezhető – erőteljes szezonalitás mellett is.

A táblázat vezetésével, minden hónap végén az utolsó számla kibocsátásával, jó közelítő pontossággal – hiszen tudjuk a fedezeti pontot – meg tudjuk becsülni, hogy milyen eredményű hónapot zártunk – a cash-flow pozíciónk, hogyan változott. Sőt, hó közben az időarányos értékesítést figyelve, előre is képet kaphatunk.

A táblázat elkészítésével forgatókönyvet tudunk előre készíteni (úgynevezett stressz tesztet), hogy milyen intézkedéseket kell meghoznunk (költségek csökkentése, ideiglenes kapacitás leépítés), ha az árbevétel akár 20-30-40%-kal csökken, esetleg még nagyobb mértékben, sőt időben fogjuk (előre) látni a negatív tendenciák eredményességre (készpénz pozícióra) gyakorolt hatását.

Mindemelett napi, de legalább heti szinten felelőst kinevezve, erőforrást kell biztosítanunk az alábbi tevékenységekre: 

Számlák minél előbb történő kibocsátása, kintlévőségek folyamatos behajtása, készletek minimalizálása, fizetési haladékokban való megállapodások beszállítókkal, bérbeadókkal, egyéb készpénz pozíciót erősítő intézkedések.

A hitelmoratórium lehetőségével akkor is érdemes élnünk – akár csak pár hónap erejéig -, ha különösebben nem okoz nagy megterhelést a hitelek törlesztése. Gazdasági válság esetén a legkényelmesebb pozícióban azok vannak, akik készpénztartalékokkal rendelkeznek. A hitelfizetés ideiglenes felfüggesztése lehetőséget nyújthat készpénz (cash) tartalék képzésére, az pedig gazdasági válság esetén az egyik legjobb kockázatkezelés.

 

Láncz Gábor
BKIK XX. Tanácsadás Osztály
Változás- és Válságmenedzserek Országos Egyesülete