Elektronikus aláírás és időbélyegző
A digitális hitelesítés jogi hátterét az elektronikus aláírásról szóló 2001/XXXV számú törvény alkotta meg, mely bevezette a „hitelesítés szolgáltatás” fogalmát, teljes nevén az „elektronikus aláírás hitelesítés szolgáltatást”.
Az e-aláírás célja, hogy lehetővé tegye az – amúgy is jellemzően elektronikusan készülő dokumentumok (szerződések, nyilatkozatok, számlák...stb.) – digitális formában történő hitelesítését annak érdekében, hogy mellőzhető legyen a dokumentumok nyomtatása, kézi aláírással történő hitelesítése, a dokumentumok postán vagy faxon történő továbbítása, illetve papír alapon történő hosszútávú megőrzése... stb. Ezen lépések kihagyásával a digitálisan hitelesített dokumentumok bevezetése, vagyis az elektronikus aláírás használata:
- költségeinket nagymértékben csökkenti,
- a dokumentumok célba juttatását rendkívüli módon felgyorsítja,
- a dokumentumok feldolgozását automatizálhatóvá teszi,
- a tárolást és visszakereshetőséget jelentősen egyszerűsíti
Kik alkalmazhatják:
- természetes személy,
- jogi személy,
- jogi személyiség nélküli szervezet
Ahhoz, hogy valaki elektronikus aláírással rendelkezzen egy ún. digitális tanúsítványt kell igényelnie valamely Hitelesítés Szolgáltatótól. A hitelesítés szolgáltató a tanúsítvány kiállítása során ellenőrzi az igénylő személyazonosságát, mivel a szolgáltatónak hitelt érdemlően kell tudni igazolni, hogy az adott elektronikus aláírás valójában kinek az aláírása.
A digitális tanúsítványt legegyszerűbben az aláíró elektronikus személyi igazolványaként képzelhetjük el, mely azonosítja, hogy a tanúsítvány alapján létrehozott elektronikus aláírás kinek az aláírása.
A fentieket valamivel pontosabb megfogalmazva, a digitális tanúsítvány egy olyan elektronikus dokumentum, mely hitelt érdemlően bizonyítja a tanúsítvány alanya aláíró- és ellenőrző kulcsának (titkos és nyilvános kulcspár) összetartozását.
Az elektronikus aláírás használatával kapcsolatban általában elmondható, hogy az elektronikus kommunikáció során, az üzleti folyamatokban és az ügyintézés bármely területén felhasználható, főként mivel dokumentumaink jellemzően már ma is elektronikus formában készülnek.
A dokumentumok digitális hitelesítése mentesíthet bennünket a dokumentumok kinyomtatása, kézzel történő aláírása, postán vagy faxon történő továbbítása, illetve a dokumentumok több példányban történő megőrzése, lefűzésének feladata alól, mely nem kevés költséget jelent.
A fentiek mellett azonban szeretnénk néhány kézzel fogható példát mutatni, amelyek már hazánkban is működnek és kihasználják az elektronikus aláírásból származó előnyöket:
- hiteles elektronikus ügyintézés állami, közigazgatási ügyekben
- hiteles szerződéskötés és kommunikáció vállalati beszállítói, vevői partnerekkel
- vállalaton belüli biztonságos kommunikáció
- elektronikus számlázás
- elektronikus kereskedelem
- hiteles banki kommunikáció
- nagy mennyiségű hiteles dokumentum előállítás
A dokumentumok digitális hitelesítése a gyakorlatban egyre inkább elterjedtté válik a hazai üzleti életben a nagyon közeli jövőben, hiszen a vállalatok informatikai felkészültsége egyre inkább lehetővé teszi, hogy bizonyos feladatokat automatizáljanak és digitalizáljanak, ezzel rengeteg költséget megtakarítva. Az egyik ilyen nagyon jellemző terület a vállalati számlázás, hiszen ma már minden adott ahhoz, hogy számláinkat elektronikus formában készítsük és küldjük meg vevőink felé.
A jelenleg hatályos szabályozás nem tartalmaz a számlázó programokra vonatkozó kötelező előírást az elektronikus aláírás és az időbélyegző alkalmazásáról.
Bár a vonatkozó jogszabályok és gyakorlat alapján alkalmazása e-számlázás során alapvetően nem kötelező - sok szempontból előnyös és hatékony módja a számlák hitelességének biztosításához.
Leggyakoribb alkalmazási területe és célja az, hogy a kiállított számla tartalmának sértetlenségét (vagyis azt, hogy a számlát ténylegesen az az adóalany állította ki, aki számára azt az Áfa tv. előírja) az e-aláírás technikailag biztosítja, így a számlakiállítónak, illetve -befogadónak nem szükséges a továbbiakban ezt bizonyítania (pl. logikai vagy egyéb úton).
További előnyt jelent a számlabefogadó szemszögéből, hogy a számla befogadása során kötelezően alkalmazandó, megfelelő ellenőrzési nyomvonalat biztosító üzleti ellenőrzési eljárás során az e-aláírás megfelelőségének relatíve egyszerű módja jelentősen megkönnyíti a szükséges technikai validációs lépés elvégzését.
Emellett az e-aláírásnak az archiválás során is kiemelt jelentősége van: az alkalmazható elektronikus archiválási módszerek szinte mindegyike esetén szükséges e-aláírást alkalmazni - ha a számlakiállítás alkalmával ez már eleve megtörténik, az az archiválás során jelentős idő- illetve költségmegtakarítást jelenthet.
A költségek terén jelentkezik viszont az e-aláírás általános alkalmazásának hátránya is: nevezetesen az alkalmazásával járó díjak. Ezek egy (akár jelentős) része megtakarítható lehet, hiszen - ahogy korábban is említettük - a számlakiállítás során e-aláírás alkalmazása alapvetően nem szükséges.
A jelen összefoglaló anyagnak nem célja mindazon szakmai ismeretek kimerítő jellegű bemutatása, hanem a teljesség igénye nélkül, tájékoztatási céllal kívánunk a vállalkozásoknak segíteni. Esetleges további kérdés esetén forduljanak bizalommal a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamarához a tudastar@bkik.hu email címen vagy keresse fel könyvelőjét.