E-számla ügyintézés
Elektronikus számla kibocsájtás
Az Áfa tv. rendelkezései mind a papír alapú, mind elektronikus számlák kiállítására lehetőséget biztosítanak.
A papír alapú számlákkal kapcsolatban az Áfa tv. nem tartalmaz konkrét definíciót, ugyanakkor alapvetően minden olyan számlát papír alapúnak tekinthetünk, melyet kinyomtattak és papír alapon a számla befogadójának elküldtek/rendelkezésre bocsátottak.
Az elektronikus számla fogalmát az Áfa tv. 259. §-a határozza meg, mely szerint elektronikus számlának tekinthető minden olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be, illetve tartalmaz minden olyan adatot, melyet az Áfa tv. kötelező tartalmi elemként meghatároz.
Egy számla csak akkor minősülhet elektronikusnak, ha mind a kibocsátás, mind a befogadás elektronikus úton történik.
A PDF számla vonatkozásában fontos megemlíteni, hogy a PDF formátumban kiállított számla a gyakorlatban minősülhet elektronikus számlának is és papír alapú számlához kapcsolódó tájékoztatásra szánt dokumentumnak is. Itt jegyezzük meg, hogy a PDF formátumban létrehozott és kézbesített számla biztosan nem minősíthető papír alapú számlának, legfeljebb papír alapú számlakísérő dokumentumának, mely csupán tájékoztatási célt szolgál.
A PDF számla – elektronikus aláírás nélkül is – elektronikus számlának minősülhet függetlenül annak továbbítási módjától (e-mailes küldés, vagy honlapon való közzététel), amennyiben megfelel minden elektronikus számlára vonatkozó követelménynek (adattartalom sértetlensége, eredet hitelessége, és olvashatóság) és amennyiben a következő módokon kerül kiállításra:
- A számlázási rendszer létrehozza a számla adattartalmát tartalmazó dokumentumot, majd a számla kiállítója kinyomtatja azt és kinyomtatás után szkennelve elküldi a vevője részére, amennyiben a felek megegyeztek az elektronikus számlázás alkalmazásában.
- A számlázási rendszer kiállítja a számlát, melyet aztán PDF formátumban a kiállító eljuttat a vevőjéhez és a felek megegyeztek az elektronikus számlázás alkalmazásában.
Mindkét fenti esetkörben természetesen valamilyen üzleti ellenőrzési eljárással, vagy technikai megoldással biztosítani kell az adattartalom sértetlenségét, az eredet hitelességét és az olvashatóságot.
A gyakorlatban gyakran előforduló eset, hogy a számla tájékoztatási céllal a postai kézbesítést megelőzően kerül e-mailben, PDF formátumban elküldésre a vevő részére. Ebben az esetben a felek között szükséges annak egyértelmű értelmezése, hogy a felek a PDF számlát csak tájékoztatásnak tekintik és a közöttük létrejött jogviszonyban a papíralapú számlát tekintik érvényes számlának.
A jogszabály értelmében elegendő, ha a számla befogadó fél hallgatólagosan beleegyezik az elektronikus számlázásba, azonban amennyiben a felek nem állapodnak meg a papíralapú vagy elektronikus számla kezelésének tényében, felmerülhet annak a kockázata, hogy az adóhatóság későbbi vizsgálata során azt állítja majd, hogy ugyanarról a tranzakcióról két érvényes számla jön létre (postai és e-mailes), mely további adózási kockázatot rejt magában.
A fentieket összefoglalva, amennyiben tehát a PDF számla elektronikus úton kerül kiállításra és elektronikus úton kerül elküldésre majd befogadásra is, illetve a PDF számlát létrehozó rendszer, illetve maga a PDF számla megfelel az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályi követelményeknek, akkor elektronikus számlának tekinthető, ehhez azonban okvetlenül szükséges, hogy rendelkezzünk valamilyen olyan üzleti ellenőrzési eljárással, vagy technikai biztosítással, ami lehetővé teszi a követelményeknek való megfelelést.
Annak ellenére, hogy az elektronikus számla bármilyen fájlformátumban létrehozható, azokat egy esetleges adóellenőrzés során csak a Számlázási rendeletben meghatározott fájlformátumban lehet a NAV részére átadni.
Az elektronikus számlára is igaz, hogy az adóhatóság kérésétől számított maximum 3 napon belül elérhetővé kell tenni az adóhatóság számára, függetlenül az alkalmazott elektronikus archiválási módszertől.
A Számlázási rendelet 19. §-a alapján az adóhatósági ellenőrzés céljából az adóalany az xml formátumban megőrzött számla adatait a rendelet 2. melléklete szerint és a rendelet 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben, az egyéb elektronikus formában megőrzött számla esetében a rendelet 2. melléklete szerint és a rendelet 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben, vagy PDF formátumban köteles rendelkezésre bocsátani.
A fentieken túl kiemeljük, hogy az Art. 78.§ 9. bekezdés alapján amennyiben az adózó bármely bizonylatot, könyvet nyilvántartást online hozzáférést biztosítva elektronikusan őrzi meg, ezt az elektronikus hozzáférést, letöltést kell biztosítania az adóhatóság részére is.
Az elektronikus számlákon szerepelnie kell arra utaló kifejezésnek („Elektronikus”; „Electronic”; „Elektronische Rechnung”), hogy elektronikus formában kiállított a dokumentum. Amennyiben papír alapú számla kerül kiállításra elektronikus számlázó rendszerben, úgy a számlakép nem tartalmaz a számla elektronikus mivoltára utaló kifejezést. A számla elkészítésének folyamataként, a felhasználó kiválaszthatja, hogy elektronikus vagy papír alapú számlát kíván létrehozni.
Amennyiben az elektronikus számlázó programmal létrehozott elektronikus számlák alapvetően PDF file formátumban kerülnek kiállításra a dokumentumhoz minden esetben csatolásra kerül a számla 1.0-ás NAV xml fájlformátumú verziója.
A számlakiállítással szemben támasztott általános követelmények
Az Áfa törvény 168/A § (1) bekezdésnek megfelelően a számla akkor kerül megfelelően kiállításra, ha a kibocsátásra kötelezett a megőrzésre vonatkozó időszak végéig biztosítható a számla eredetének hitelességét, adattartalma sérthetetlenségét és olvashatóságát.
Az Áfa törvény 259. §-ában meghatározott fogalom alapján az eredet hitelessége „a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó vagy a számla kibocsátó azonosságának biztosítása”. Ez a követelmény a gyakorlatban azt jelenti, hogy a számla kiállítója hitelesen és egyértelműen beazonosítható a megőrzési idő végéig.
Az adattartalom sértetlenségének fogalmát az Áfa törvény azonos paragrafusa a következőképpen határozza meg: „a számlának a törvényben előírt adattartalmát nem változtatták meg”. Az eredet hitelessége tehát – összhangban az adóhatóság korábbi tájékoztatójában megadott magyarázattal – azt jelenti, hogy a számla teljes mértékben megegyezik az eredetileg kibocsátott dokumentummal a megőrzési időn belül és annak adattartalma nem módosult utólag.
Az olvashatóság fogalmára nem ad külön definíciót az Áfa törvény, de ez a követelmény, értelmezésünk és a NAV nem hivatalos értelmezése szerint is arra utal, hogy a megőrzési időn belül mind a papír alapú, mind pedig az elektronikus számla esetében az emberi szem számára olvashatónak kell lennie a számlának és az azon feltüntetett adatoknak.
A fent említett hármas követelmény (a számla eredetének hitelessége; a számla adattartalmának sérthetetlensége; illetve a számla olvashatósága) törvény által előírt megőrzési időn belül való biztosítása tehát az adózó, azaz a felhasználó alapvető kötelezettsége. A követelmények biztosításának módjára a jelenleg hatályos jogszabályok alapján nincs kötelezően előírt megoldás, ennek megfelelően a követelmények bármilyen olyan üzleti ellenőrzési eljárással biztosíthatók, melyek képesek megteremteni a számla, illetve a számlán feltűntetett ügylet közti megbízható ellenőrzési kapcsolatot. A megbízható ellenőrzési kapcsolat biztosítható logikai, illetve technikai megoldással is.
Logikai megoldásként említhető meg többek között a számlához kapcsolódó dokumentum (például a szerződés, a teljesítési igazolás, a megrendelési lap, a CMR, stb.) amely alapján a dokumentum adatainak logikai vizsgálata útján alapozható meg az adott ügylet, illetve az ügyletről szóló számla között lévő, megbízható ellenőrzési kapcsolat.
A megbízható ellenőrzési kapcsolat technikai úton történő biztosítására vonatkozóan a hatályos jogszabályok vonatkozó rendelkezései nem írnak elő kötelezően konkrét módszert, ennek megfelelően az adózó jogosult bármilyen olyan számlázási rendszert használni, mely megfelel a törvényi előírásoknak, illetve biztosítja a fent említett hármas követelményt.
Ellentétben a 2013. január 1. előtti időszakra vonatkozó szabályokkal, a jelenleg hatályos Áfa törvény nem rendelkezik taxatív felsorolással az elfogadott elektronikus számlázási módszerekre vonatkozóan, mivel csupán példálózó jelleggel említi meg azon módszereket, melyek alkalmazásával biztosítható az általános követelményeknek történő megfelelés. A törvény által említett – és ez alapján biztosan alkalmazható – módszer például az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerint minősített elektronikus aláírással ellátott számla, illetve az elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) elektronikus adatként létrehozott számla, amennyiben azt így továbbítják.
Elengedhetetlen feltétele továbbá az elektronikus számla alkalmazásának, hogy a befogadói oldalról megtörténjen az erre vonatkozó beleegyező jognyilatkozat megadása, mely akár történhet ráutaló magatartással is, kivéve az EDI rendszerben történő számlabefogadást, ahol írásbeli megállapodás szükséges. Az Áfa törvény ugyanis kizárólag az EDI rendszer alkalmazása esetében követeli meg kifejezetten az írásbeli beleegyezést az e-számlázás alkalmazásába, a többi számlázási megoldás esetében bármilyen – akár implicit – beleegyezést is elfogad a jogszabály.
Abban az esetben, ha az adózó elektronikus számlái nem a törvénynek megfelelő módszerrel kerülnek kiállításra, és emiatt a számlák nem felelnek meg a fent említett hármas követelménynek (olvashatóság, eredet hitelessége, adattartalom sérthetetlensége) jogkövetkezményként 500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírság merülhet fel a számla kiállítói oldalon. Ezen felül az adóhatóság megkérdőjelezheti az elektronikus számlák érvényességét is.
A jelen összefoglaló anyagnak nem célja mindazon szakmai ismeretek kimerítő jellegű bemutatása, hanem a teljesség igénye nélkül, tájékoztatási céllal kívánunk a vállalkozásoknak segíteni. Esetleges további kérdés esetén forduljanak bizalommal a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamarához a tudastar@bkik.hu e-mail címen vagy keresse fel könyvelőjét, vagy jogi képviselőjét. A Kamara nem tudja szavatolni, hogy egyedi ügyekben a hatóságok a tájékoztatásban elhangzott szakmai véleménnyel azonos álláspontot képviselnek, ezzel kapcsolatosan a felelősségét kizárja.