A BKIK Okmányhitelesítő Irodája különféle fontos, jelentős szaktudást és tapasztalatot igénylő hivatalos eljárásban segíti a vállalkozások működését. Horváth Máriát, az iroda vezetőjét kérdeztük.
Milyen módon kapcsolódik az okmányok hitelesítése a BKIK ügyfélszolgáltatásai közé?
A gazdasági kamarákról szóló 1994. évi XVI. törvény a magyar közjogi hagyományokat, a modern európai gyakorlatot követve újból intézményesítette a köztestületi gazdasági kamarákat, mely szerint a gazdasági kamarák hivatása a gazdaság fejlődésének és szerveződésének előmozdítása, az üzleti forgalom fellendítése, a piaci magatartás tisztességének garantálása és a gazdasági tevékenységet folytatók érdekérvényesítésének segítése.
Irodánk a BKIK Gazdaságfejlesztési és Szolgáltatási Igazgatósága részeként, a gazdasággal összefüggő közfeladatok ellátása keretében végzi tevékenységét. Szolgáltatásainkkal a külpiacra lépést segítjük a külkereskedelemmel foglalkozó, valamint a külföldön megjelenni és bemutatkozni kívánó vállalkozások, vállalkozók, magánszemélyek számára.
Milyen szolgáltatásai vannak a BKIK Okmányhitelesítő Irodájának?
Segítjük a vállalkozásokat a külkereskedelmi áruforgalomban használatos okmányok (származási bizonyítványok, számlák, különféle igazolások) hitelesítésével, valamint a külföldi kiállításokon, bemutatókon, sport- és kulturális rendezvényeken való részvételt az ATA carnet okmányok kiadásával. Azonban a külkereskedelemhez kapcsolódó okmányok (származási bizonyítvány, EUR-1, AT-R) és a külpiacra lépést segítő ICC kiadványok is megvásárolhatók az irodánkban.
Hogyan jellemeznéd a szolgáltatások szakmai színvonalát?
Irodánk nagy hangsúlyt helyez az ügyfelek szakszerű, széleskörű tájékoztatására, a gyors, udvarias, rugalmas kiszolgálására. Célunk, hogy valódi és hatékony segítséget, magas szintű szolgáltatást kapjanak a hozzánk forduló vállalkozások és magánszemélyek. Kiemelt figyelmet fordítunk arra, hogy a weboldalunkon is széles körű és aktuális tájékoztatást kapjanak a partnereink.
Munkatársaink szaktudásának bővítése érdekében részt veszünk az MKIK okmányhitelesítő értekezletein, képzésein és vizsgáin, továbbá az új elektronikus hitelesítő programokhoz kapcsolódó konzultációin és figyelemmel kísérjük annak aktuális tájékoztatását.
Tájékozódunk a világban zajló eseményekről, melyek hatással lehetnek a külpiaci változásokra. Lehetőség szerint további információkat gyűjtünk a külföldi vámhatóságok gyakorlatáról, melyeket ügyfeleink mind szélesebb körű tájékoztatására használunk.
Szeretném megemlíteni, hogy A BKIK 2024.-ben csatlakozott az ICC Word Chambers Federation akkreditációs lánchoz és jogosulttá vált az ICC WCF származási minőségjegy használatára, mely egy nemzetközileg elismert, a kamarákat a származási bizonyítványok kibocsátásánál megkülönböztető minőségjegy. Ez igazolja, hogy irodánk a származási bizonyítványok kibocsátásakor a nemzetközi iránymutatások szerint jár el és azt magas minőségi színvonalon végzi. A minőségjegy partnereink számára egy további megerősítés a származási bizonyítvány és a kibocsátó hitelességére, megbízhatóságára vonatkozóan.
Mi a jellemző ügyintézési forma, mi a különböző ügyintézési lehetőségek gyakorisága?
Napjainkban még mindig a személyes ügyintézés a jellemző irodánk munkájára, annak ellenére, hogy származási bizonyítványok és számlák elektronikus hitelesítése már 2023. óta elérhető és ezt a lehetőséget egyre több partner veszi igénybe. 2025-ben már a hitelesített származási bizonyítványok közel egyharmada került online kibocsátásra. Az online program használatát még korlátozza, hogy nem minden ország vámhatósága tudja kezelni az elektronikusan hitelesített okmányokat, de folyamatosan bővül azon országok köre, melyek elfogadják és kezelni tudják az online hitelesített származási bizonyítványokat.
Jellemzően a személyes vagy online ügyintézést megelőzi a telefonon nyújtott tájékoztatás. Az ügymenetben már gyakorlatot szerzett partnereink már csak egy-egy aktuálisan felmerülő probléma vagy kérdés esetén jelentkeznek telefonon. Sok esetben email-váltás jelenti a konzultációt, mely abban segíti ügyfeleinket és munkatársainkat is, hogy követhető és visszanézhető az információátadás folyamata.
Mennyi időt vesz igénybe az egyes ügycsoport ügyintézése?
Irodánkban az egyes okmányok hitelesítésével és kiadásával kapcsolatos ügyintézési idő több tényezőtől függ, ezért jellemzően nem lehet rangsorolni azokat. A hozzánk forduló partnereknek az ügyintézéssel nálunk töltött ideje függ az ő felkészültségüktől, hogy minden szükséges dokumentum rendelkezésre áll-e és azok hiánytalanul és szabályosan kerültek-e kitöltésre vagy szükséges javítani, vagy a hiányzó dokumentumokat bekérni. De függ attól is, hogy az adott ügyben jártas vagy „kezdő” ügyfél érkezik-e az irodánkba, valamint függ a hitelesíteni kívánt okmányok mennyiségétől és milyenségétől. Ezért az ügyintézésre fordított idő széles skálán mozoghat, de minden esetben igyekszünk a leghatékonyabban és legkonstruktívabban eljárni, természetesen a vonatkozó szabályok betartása mellett.
Mivel tudják az ügyfelek gyorsítani az ügymenetet?
Az ügyfelek megfelelő felkészültsége jelentős szerepet játszik az ügyintézésre fordított idő tekintetében. Ennek elősegítése érdekében az előzetes személyes vagy telefonon történő tájékoztatás során igyekszünk minden szükséges segítséget és információt megadni. Emellett felhívjuk partnereink figyelmét a weboldalunkra, ahol minden információ részletesen, valamint a letölthető szükséges dokumentumok is megtalálhatók a vonatkozó okmányok hitelesítésével kapcsolatban.
Melyek a leggyakoribb adminisztratív problémák, amelyek akadályozhatják az ügymenetet, hogy lehetne ezeket kiküszöbölni?
Munkánk során természetesen felmerülnek problémák, melyek lassíthatják vagy akadályozhatják az ügymenetet, például előfordulhat rosszul kitöltött dokumentumot vagy a hitelesítési kérelemhez hiányosan benyújtott dokumentáció. Az ilyen helyzeteket igyekszünk rugalmasan és konstruktívan megoldani, betartva az eljárási rendünk szabályait.
Nem feltétlenül problémának mondanám, de alkalmanként már megjelenik az igény a benyújtott dokumentációk esetében az elektronikus aláírás elfogadására. Ezirányú kérésre jelenleg egyedi egyeztetés és konzultáció útján tudunk megoldást találni.
Hány helyen lehet ilyen jellegű ügyeket intézni az országban, ezek között hol helyezkedik el ügyszámban a BKIK Okmányhitelesítő Irodája?
A gazdasági kamarákról szóló törvény értelmében és az Uniós Vámkódex szerint a gazdasági kamarák árukra vonatkozó származási bizonyítványokat és a kereskedelmi forgalomban szükséges más okmányokat hitelesítenek. Az okmányhitelesítés olyan részben decentralizált (területi kamaránként elkülönülten végzett) feladat, amely csak országos szerv (MKIK) mögöttes, szakmai és kezesi felelőssége, hatékony koordinációja valamint ezek rendszeres ellenőrzése mellett valósítható meg. A feladat megosztás szerint az országban mind a 23 területi kereskedelmi és iparkamara végezheti a külkereskedelmi áruforgalomban használatos okmányok, származási bizonyítványok, számlák, különféle igazolások, a belföldön készült és külföldön felhasználásra kerülő, nagykövetségi, minisztériumi felülhitelesítést nem igénylő, nem árukísérő okmányok hitelesítését valamint az ATA carnet okmányok kibocsátását.
A 23 területi kamara által országosan hitelesített származási bizonyítványok mintegy egynegyedét az irodánk hitelesíti és a Magyarországon kiadott ATA igazolványok cca. 80 %-a kerül általunk kibocsátásra.
2025-ben több mint 6.000 ügyfél vette igénybe az irodánk okmányhitelesítési szolgáltatásait, közel 600 cég illetve magánszemély képviseletében. Éves szinten 9.000-10.000 okmány kerül hitelesítésre az irodánkban.
Köszönjük az interjút!
